Kantoorklachtenregeling

Kantoorklachtenregeling

Kantoorklachtenregeling C-law B.V.

C-law streeft naar hoogwaardige dienstverlening. Indien u onverhoopt ontevreden bent over het werk dat een advocaat of medewerker namens C-law heeft uitgevoerd, of over een door C-law aan u verzonden declaratie, verzoeken wij u uw klacht aan ons kenbaar te maken. Overeenkomstig de procedure zoals vastgelegd in onderstaande Kantoorklachtenregeling Advocatuur zullen wij uw klacht in behandeling nemen en er naar streven uw klacht binnen een redelijke termijn op te lossen.

Artikel 1 begripsbepalingen
In deze Kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

Advocaat/Medewerker
de aan C-law verbonden advocaat dan wel de persoon die werkt onder de verantwoordelijkheid van de betreffende advocaat;

Cliënt/Vertegenwoordiger
de Cliënt of diens Vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;

C-law
C-law B.V. is het eerste full service niche advocatenkantoor in Zuid-Nederland dat zich richt op mededinging & regulering. Claw staat voor competition & compliance, contracts en consumers. Daarmee focussen we ons op het Europees recht, het mededingingsrecht, staatssteunrecht en het consumentenrecht;

Kantoorklachtenregeling
onderhavige regeling waarin de procedure voor de behandeling van Klachten van Cliënten van C-law zoals bedoeld in de Verordening op de advocatuur;

Klacht
iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de Cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet; en

Klachtenfunctionaris
de door C-law aangewezen persoon die belast is met de behandeling van de Klacht.

Artikel 2 toepassingsbereik
1. Deze Kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen C-law en de Cliënt.
2. Iedere advocaat van C-law draagt zorg voor klachtafhandeling conform de Kantoorklachtenregeling.
3. Deze Kantoorklachtenregeling biedt een kader voor de afhandeling van Klachten. Omwille van efficiëntie en snelheid dient de Cliënt een eventuele klacht eerst zelf met de bewuste medewerker of advocaat te bespreken. Wordt in onderling overleg geen passende oplossing bereikt, dan kan de Cliënt een formele Klacht indienen.

Artikel 3 doelstellingen
Deze Kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van Cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van Cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in Cliëntgericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze Kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de Cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een Kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. C-law heeft via de Algemene Voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze Kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ‘s-Hertogenbosch.

Artikel 5 indienen van een Klacht​​​​​​​
1. De Cliënt dient de Klacht binnen drie maanden, na het moment waarop de Cliënt kennis heeft genomen of redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van het handelen of nalaten van de Advocaat dat tot een Klacht aanleiding geeft, in. Indien een Klacht na het verstrijken van de voornoemde periode van drie maanden is ingediend, kan de Klachtenfunctionaris besluiten de Klacht niet in behandeling te nemen, De Klachtenfunctionaris zal de Client in dat geval zo spoedig mogelijk na ontvangst van de Klacht schriftelijk informeren over het al dan niet in behandeling nemen van de Klacht.
2. De Cliënt dient de Klacht schriftelijk in te dienen bij C-law ter attentie van Klachtenfunctionaris. De Cliënt verstrekt daarbij tenminste de volgende informatie:
(i) de naam en adresgegevens van de Cliënt;
(ii) de naam van de Advocaat tegen wie de Klacht is gericht;
(iii) een omschrijving van het handelen of nalaten van de Advocaat dat of de declaratie welke tot de Klacht aanleiding heeft gegeven;
(iv) het dossiernummer waarop de Klacht betrekking heeft; (v) de vermelding dat de Klacht via de Kantoorklachtenregeling dient te worden behandeld; en
(vi) de datum van het indienen van de Klacht en ondertekening.
3. Indien de Klacht niet voldoet aan de vereisten zoals genoemd in artikel 5.2, zal de Klachtenfunctionaris de Cliënt daarover na ontvangst van de Klacht informeren. De Cliënt wordt in dat geval in de gelegenheid gesteld om de ontbrekende informatie alsnog binnen 7 dagen aan te leveren, bij gebreke waarvan de Klachtenfunctionaris de Klacht niet in behandeling zal nemen. De Klachtenfunctionaris zal de Cliënt in het laatste geval schriftelijk informeren over het niet in behandeling nemen van de Klacht.

Artikel 6 ontvangstbevestiging van een Klacht
De Klachtenfunctionaris stuurt na ontvangst van een complete Klacht een ontvangstbevestiging daarvan aan de Cliënt. Tevens ontvangt de Cliënt de contactgegevens van de Klachtenfunctionaris en informatie over het verdere verloop van de procedure conform de Kantoorklachtenregeling.

Artikel 7 interne klachtprocedure
1. Indien een Cliënt het kantoor benadert met een Klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de Klachtenfunctionaris.
2. De Klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de Cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de Klachtenfunctionaris.
4. De Klachtenfunctionaris streeft er naar binnen vier weken na ontvangst van een complete Klacht deze naar tevredenheid van de Cliënt op te lossen. Indien de afhandeling van de Klacht binnen vier weken niet mogelijk blijkt te zijn, zullen partijen in dat geval schriftelijk over de reden van de ontstane vertraging 3 worden geïnformeerd, alsmede over de termijn waarbinnen een oordeel over de gegrondheid van de Klacht zal worden gegeven.
5. De Klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de Klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de Klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de Klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de Klacht.

Artikel 8 behandeling van de Klacht​​​​​​​
1. De Klachtenfunctionaris stelt de Advocaat tegen wie de Klacht is gericht zo spoedig mogelijk daarvan schriftelijk in kennis en stelt de Advocaat in de gelegenheid om schriftelijk op de Klacht te reageren.
2. De Klachtenfunctionaris wint de informatie in die benodigd is voor een behoorlijke, onpartijdige behandeling en beoordeling van de Klacht de Klachtenfunctionaris stelt de Cliënt en de Advocaat in de gelegenheid om een (nadere) toelichting te geven en kan om aanvullende informatie vragen.
3. Indien de Klachtenfunctionaris dat nodig acht, of indien één of beide partijen dat wenst dan wel wensen, worden de partijen op een door de Klachtenfunctionaris vast te stellen plaats, dag en tijd opgeroepen om de zaak gezamenlijk te bespreken.
4, De Klachtenfunctionaris kan beide partijen verzoeken een voorstel te doen ter oplossing van de Klacht. Op basis van alle verkregen informatie zal de Klachtenfunctionaris een voorstel voor een oplossing van de Klacht aan beide partijen voorleggen.
5. Beide partijen dienen schriftelijk te reageren op het voorstel voor de oplossing van de Klacht, bij gebreke waarvan de betreffende partij wordt geacht in te stemmen met het voorstel van de Klachtenfunctionaris ter oplossing van de Klacht.

Artikel 9 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De Klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de Klacht. Iedere partij draagt zijn/haar eigen kosten.

Artikel 10 verantwoordelijkheden​​​​​​​
1. De Klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de Klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de Klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De Klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de Klacht. 4. De Klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
​​​​​​​
Artikel 11 klachtregistratie
1. De Klachtenfunctionaris registreert de Klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een Klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

U kunt uw Klacht per e-mail indienen (info@c-law.nl) ter attentie van de Klachtenfunctionaris. Bij vragen over de Kantoorklachtenregeling Advocatuur kunt u zich richten tot info@c-law.nl

Adresgegevens (indien per post):

Onderwijsboulevard 225
5223 DE, ’s-Hertogenbosch
​​​​​​​t.a.v. Kantoorklachtenregeling C-law